Time is money!
Met ’tijddiscipline’ bedoel ik: het beheersen, organiseren, structureren en controleren van de tijd. Vaak aan de hand van kloktijd, die in uren, minuten en zelfs secondes opgedeeld en benut kan worden. Om te ’timen’ waaraan je werkt en hoe lang je dat doet.
Op deze manier disciplineren van de tijd levert voordelen op in het werk. Vooral voor de werkgever. Er zijn nogal wat werkorganisaties die hun personeel in een of ander controle-systeem zetten, om de werktijd zo efficiënt mogelijk te benutten. Doel is maximale winst voor het bedrijf te behalen en zo min mogelijk ’verlies’ van tijd van werknemers. Time is money en dus mag er geen verspilling plaatsvinden!
Sturen op werktijd
Een concreet voorbeeld van tijdsbeheersing op het werk is heel duidelijk terug te vinden in tijdregistratie bij medewerkers. Werktijd moet geklokt en verantwoord worden naar ingezette minuten. Vroeger met de prikklok. De medewerker van nu vult formulieren in of gebruikt een slimme vorm van digitale tijdsregistratie om het proces wat soepeler te laten lopen.
Ook in de tijd van Het Nieuwe Werken is het belangrijk zicht te houden op ingezette tijd, geleverde prestaties en kosten. In het taalgebruik van de bedrijfskundige gaat het over workforce management, arbeidstijdmanagement of urenmanagement. De werkgever zet in op optimale inzet van je personeel zodat de organisatie zo effectief en flexibel mogelijk kan inzetten op doelen en vragen van klanten. Handig gebruik van tijd is onderdeel van de economische uitdagingen van het bedrijfsleven.
De behoefte aan betrouwbare managementinformatie leidt tot inzet meetbaar maken zodat de manager inzicht heeft in de kosten en beter kan sturen. De factor tijd van het personeel is een van de grote kostenposten. De organisatie wil vooral grip hebben en houden op de gemaakte (over)uren en zeker zijn dat het aantal verantwoorde uren klopt. Heel slim wordt de controle op tijd ingebouwd door de klant te betrekken.
Tijdregistratie, de klant als controleur in de zorg
Na de invoering van een nieuw systeem van zorgfinanciering vragen zorgkantoren om een bewijs van levering van de dienstverlening. De oplossing wordt gevonden in de toepassing van een contactloze Smart Card op een mobiele telefoon. Doel: controleerbaarheid van tijdregistratie maar ook real-time de bezoekstatus, planning en cliëntinformatie in beeld houden. Elke cliënt ontvangt een Clientkaart met ingebouwde chip. Een telefoon met lezer wordt bij het begin en eind van het zorgbezoek bij de kaart gehouden waarmee begin- en eindtijd automatisch worden geregistreerd en het bewijs “van levering achter de deur” is verkregen. Zowel directe als indirecte tijd kan worden vastgelegd.
Verzet tegen tijddiscipline op het werk
Hoewel de meeste werknemers zich massaal voegen naar dit soort systemen, is er ook sprake van verzet. Soms heel openlijk en dan vaak van de meest gemotiveerde medewerkers, die zich gewantrouwd en gecontroleerd voelen.
“In mijn laatste werkkring werd helaas wel de arbeidstijd gecontroleerd met tijdregistratie. Dat vond ik heel erg. Al de controle en dat wantrouwen dat er natuurlijk achter zit… Als ze me boos willen maken, dan moeten ze dat zo doen! Je wordt als een schooljongen behandeld. Ik heb niet meegedaan, ik weigerde gewoon mijn pasje op te halen en ik klokte niet. Dat gaf problemen met de bazen Die probeerden mij te dwingen om toch met zo’n kaart rond te lopen. Mijn baas ging hem persoonlijk aanvragen en legde de kaart op mijn bureau neer. Die heb ik in zijn aanwezigheid doorgeknipt en weggegooid. Maar ik zag dat het een verloren strijd was. Ik heb me toen maar laten afvloeien, bij de volgende reorganisatie. De hele manier van werken begint me enorm tegen te staan, net de kleuterschool. Ik ben zelf verantwoordelijk voor mijn tijd.” (ex-medewerker gemeentedienst)
Het verzet kan ook totaal andere vormen aannemen. Ondergronds beslissen wat je doet en waaraan je je tidj besteedt, zonder verder overleg.Vooral geen gedoe.
“Als je een beetje slim bent, weet je wel hoe je creatief moet boekhouden. Ik had op het een project te weinig uren en op het andere te veel voor wat ik moest doen. Natuurlijk registreer ik het dan zo dat het plaatje klopt, Waarom zou ik hier van die stomme gesprekken over hebben?” (onderzoeker laboratorium)
Hoe strakker de discipline van tijd, hoe groter de kans dat mensen het systeem ontduiken en creatief boekhouden. Dus uiteindelijk schiet een zware vorm van tijddiscipline volledig het oorspronkelijke doel voorbij. De boekhouding klopt niet meer, cijfers over tijdsinzet zeggen dan weinig over de feitelijke tijdsinzet. Als mensen er niet achter staan, leidt het tot sabotage, onvrede en uitval. De nadelen overheersen dan.
Wanneer is tijddiscipline wel zinvol in het werk?
In het moderne werken van de 21e eeuw heeft tijddiscipline op zich geen functie, het zou geen doel op zich moeten zijn. Dit geeft alleen maar schijnzekerheid, Controle op tijd en sturen op tijd heeft wel betekenis, wanneer er zinvolle keuzes gemaakt worden. Waarbij werknemer, werkgever en klant er allemaal baat bij hebben. Dit is het geval in de volgende situaties.
- Met name in afgebakende projecten: als je wil zorgen voor een betere balans in het werk. Om te voorkomen dat er in het beginfase heel veel tijd genomen worden, terrwijl er aan het eind nauwelijks meer tijd is om iets goed af te maken.
- Om de tijd én regelruimte voor de klant te benutten De medewerker kan rechtstreeks met de klant overleggen over de invulling van een taak of een klus. Wat voor de klant meerwaarde heeft, krijgt de meeste tijd en aandacht. Dat is voor medewerker én klant van groot voordeel.
- Om verspillingen op te sporen en op te lossen. Ongelofelijk veel tijd wordt besteed aan onduidelijke werkprocessen, slecht georganiseerde activiteiten, tijdvreters en fouten in het werk. Dit geeft op de werkvloer veel irritaties en zorgt voor een minder goede sfeer. Een tijdje als team registreren waar je je tijd aan besteedt, geeft heel veel zicht op dit soort zaken. Pak het dan ook daarna samen aan en doe er iets aan!