Structureren van je tijd
Ik heb onderzoek gedaan naar tijdsbeleving door mensen uitgebreid te interviewen. Hoe hanteer je de chaos aan bezigheden? Deel je je tijd in? Veel mensen leggen zichzelf een vorm van ’tijdsorde’ op. Zij maken planningen, houden taken bij en controleren de realisatie ervan.
In mijn diepte-interviews blijkt dat bij nogal wat mensen deze behoefte aan persoonlijk disciplinering begint in de jonge volwassenheid. Vaak omdat een meer spontane en intuïtieve omgang met tijd tot chaos en gebrek aan ordening in het leven leidt. Van alles glipt door de vingers en er ontstaan vaak problemen met de buitenwereld, op het werk, in de studie en in relatie met vrienden en andere mensen, omdat we niet goed in staat zijn afspraken na te komen. ,
Ik neem me voor om op tijd dingen te doen die ik moet doen, maar op een of andere manier lukt het me niet. Dan moet ik toch weer stressen op het eind. Ik heb die druk nodig misschien. Aan de andere kant: ik heb er ook last van. Ik stel teveel uit. Als het aan mezelf ligt, dan kies ik voor tijd voor dingen die ik leuk vind. Ik weet dat ik dat moet veranderen, want ik kom teveel in de knoop zo (studente, 23 jaar)
Dat leidt ertoe dat we als we wat ouder zijnvaak oplossingen zoeken die meer orde in onze dag en ons leven brengen. De oplossingen hebben te maken met systematiseren en vastleggen van zaken. Bijvoorbeeld:
- Een digitale of schriftelijke takenlijst om alle losse taken te verzamelen, zodat deze bewaard blijven ( to-do list)
- Vaste structuur op je PC van directories en archivering
- Computersoftware en organisatieschema’s voor werkzaamheden (projecten)
- Taken op een lijsteje indelen en timen
- In huis, op het werk of zelfs in je tas vaste plekken voor mappen, belangrijke gegevens, sleutels en andere belangrijke dingen.
Het geeft grip op het leven om dit te doen. Rust is je hoofd. Dan kan je ’s avonds rustig op de bank zitten omdat je je lijstejs hebt afgewerkt. Je hebt gedaan wat je moest doen.
Het beheersen van de tijd kan ook dwangmatige trekjes krijgen of helemaal doorslaan.
Ik ben een mens van alles of niets Of ik luier en er komt niks uit mijn hanfen. Of ik zweep mezelf op met strakke deadlines en elke minuut wordt benut (coördinator administratie)
Leren beheersen, systematiseren, plannen of simpelweg opruimen is een forse klus. We hebben het niet in onze ‘genen’ meegekregen. De chaos ligt voortdurend op de loer. Hoe meer bezigheden, projecten, activiteiten en contacten we hebben, hoe groter de kans dat het toch weer ontaardt in ongeordende of deels werkende systemen.
Tijdssystemen die falen
Vaak nemen we ons ook voor om beter met onze tijd en bezigheden om te gaan en kopen hiervoor een nieuw ‘werksysteem’. Dat helaas bij gebrek aan consequent gebruik niet volledig functioneert en bijdraagt aan de chaos en ruis in ons leven.
Ik heb een paar keer van die jaarplanners gekocht om op te hangen. Het gaf me een goed gevoel als ik ze weer had, begin van het jaar, maar helaas lukte het niet om dit aldoor bij te werken. Dus ze hingen vrijwel leeg boven mijn werktafel. Ik kreeg er een beteje een schuldgevoel van dat ik het niet gebruikte zoals het bedoeld was. (ICTer)
Het is een kunst om temidden van planners, projectenapps en een veelheid aan agenda’s je eigen tijdsorde vast te houden. Enkele tips.
1. Beperk je tijdsysteem! Hoe meer agenda’s en planningen en takenlijsten je hebt, hoe warriger het wordt.
2. Kies niet meer dan één digitale en één papieren werkwijze om je tijd te plannen, je taken te ordenen en te evalueren.
3. Schoon je tijdsysteem elke week op.
4. Hoe overeind wat echt belangrijk is. Markeer deze taken zodat je daaraan toekomt.
5. Plan nooit alles vol. Hou tussentijd, Er loopt altijd iets uit.
6. Geef jezelf ruimte om taken te skippen of door te schuiven.
7. Doe een follow-up van je doelen en wat je gedaan hebt. Dat geeft een voldaan gevoel.